Kako da (pristojno) prekinete kolegu koji drži monologe?

Poslovna situacija kada kolega drži monologe bez kraja česta je pojava. Kako prekinuti takva izlaganja, ali da budete pristojni i da nikome ne bude neprijatno?

„Ne želim da budem nepristojna, ali on sabotira naše sastanke. Drži monologe koji su predugi i niko ne zna kako da ga zaustavi.

Volela bih da dobijem savet kako da izađem na kraj sa „teškim” kolegom iz drugog sektora. Sarađujemo s njim po pravnim pitanjima, pa moramo povremeno da budemo u kontaktu.

On je očajan u komunikaciji. Svaki put kada se sastanemo, počinje duge, nebitne digresije koje su svaki put iste ili slične. Obično imamo mnogo toga da prođemo na tim sastancima i mrzim da gubim vreme kada posao čeka.

Na našem poslednjem sastanku, koji je on više puta pomerao, u poslednjem trenutku je odlučio da se uključi telefonom umesto da dođe lično (što me je već iznerviralo). Nakon što su mu postavljena direktna, jasna pitanja, počeo je unedogled da priča o nečemu što nije bilo važno. Usred tog monologa, prekinula sam ga i rekla:

„Hvala vam, ali bih volela da nastavimo dalje, imamo još mnogo toga da pokrijemo.”

Nastavili smo, ali se videlo da je frustriran, a kolege koje su bile u prostoriji kasnije su mi rekle da nije trebalo to da uradim. On je na višoj poziciji od mene i njegova uloga je veoma važna, a ja ne želim da budem nepristojna. Ipak, ne želim ni da sedim na bezbrojnim sastancima gde se ništa ne završi jer ta osoba ne radi svoj posao efikasno. Pomozite!”

Ovo je samo jedno u nizu pitanja koje savetnica za poslovnu komunikaciju Alison Grin dobija svakodnevno. Opisana situacija je česta u poslovnom okruženju i deluje gotovo nerešivo.

Shutterstok.com

Odgovor i pomoć Alison Grin

„Činjenica da je vaš kolega saradnik na višoj poziciji je relevantna. Da nije tako, imali biste mnogo više slobode da prosto postavite pravila – to je vaš sastanak i vaša odluka o tome kako ćete trošiti vreme. Da vam je ravan po rangu ili mlađi kolega, mogli biste da budete veoma direktni, baš kao što ste i pokušali.

Kada je reč o nekom ko je na višoj poziciji – pa, u mnogim situacijama i sa razumnim ljudima, način na koji ste to uradili bio bi sasvim u redu. Nisam sigurna koliku važnost treba pridati povratnim informacijama vaših kolega. Neki ljudi su preterano ponizni, čak i kada to nije potrebno, na način koji ih koči u karijeri.

U svakom slučaju, kada imate posla s nekim ko vam je nadređen, najsigurniji način da obeshrabrite duge monologe na sastanku koji vi vodite jeste da pokušate da ih sasečete pre nego što počnu. Na samom početku sastanka recite nešto poput:

Imamo danas ograničeno vreme i mnogo tema, pa ću se potruditi da nas prilično brzo vodim kroz dnevni red.

Možete čak dodati:

Pošto imamo toliko toga da prođemo, možda ću uskočiti i preusmeriti razgovor ako se zabrinem za vreme. Unapred se izvinjavam ako se to desi.

Takođe, možete eksplicitno da navedete koliko je vremena predviđeno za svaku temu. Na primer:

Moramo da pokrijemo X, Y i Z, pa planiram po 15 minuta za svaku stavku. Ako bude delovalo da ćemo probiti termin za bilo koju od njih, možda ću uskočiti da nas ubrzam kako bismo danas sve završili.

Nekim ljudima će to biti jasan signal da se obuzdaju. Drugima neće, ali ćete im bar dati kontekst, pa ako budete morali da upadnete u reč, oni će znati o čemu se radi.”

Veoma ljubazno preusmeravanje

Ako vaš saradnik ipak počne monologom, primenite taktiku „Veoma ljubazno preusmeravanje”. Na primer:

Aleksandre, mogu li da se nadovežem ovde? Znam da mnogo znate o ovome, a ono što bi mi najviše pomoglo da čujem od vas je [to i to]. Mogu li da vas zamolim da nam kažete nešto o tome dok ste još ovde?

(Grin na više mesta ističe da fraza „dok ste još ovde” može biti veoma korisna. Ovom frazom laskate osobi, ukazujući na vrednost koju pruža, a istovremeno potvrđujete da je vreme ograničeno.)

Ako morate da ga prekinete, ali ne zato da biste ga naveli da priča o nečem drugom, pokušajte ovako:

Izvinite što upadam dok još govorite. To što kažete je veoma zanimljivo, ali se pitam možemo li se vratiti na to na kraju sastanka ako budemo imali vremena, jer moramo da budemo sigurni da ćemo danas rešiti glavne stavke.

Što se tiče njegove navike da na direktna pitanja odgovara nevažnim ili manje bitnim digresijama, nekada i to možete sprečiti unapred. Kada postavljate početno pitanje, budite precizniji u tome šta tražite. Na primer:

Znam da poznajete kompletnu pozadinu oko projekta X, ali ono što se trenutno nadam da ću saznati od vas je Y.

„Ipak, uz sve rečeno, ako je pomenuti problematičan saradnik trenutno napet, umoran ili frustriran, a osoba je koju morate držati zadovoljnom, možda bih odložila ove strategije na neko vreme, ili bar ne bih primenjivala sve odjednom. Ponekad je slušanje Aleksandrovog odgovora od 15 minuta (koji je mogao trajati pet) jednostavno deo posla jer je on osetljiv, a vama je potrebna njegova dobra volja. Iako je to iritantno, može biti manje frustrirajuće ako to unapred uračunate u plan”, preporučila je Grin.

Nažalost, takva je ponekad komunikacija, a poslovna tek ima svoje male i velike rukavce koji se teško rešavaju. Ipak, uvek je dobro čuti iskustva drugih ljudi koji su se našli u istim situacijama.

Naslovna fotografija-Shutterstock.com