Pet imejl grešaka zbog kojih ćete ispasti nepristojni

Velika je moć u obraćanju elektronskom poštom. Na prvu loptu, zvuči kao idealan alat da vaša poruka dospe u poštansko sanduče osobe s kojom biste da sarađujete, kojoj želite da ponudite svoje usluge i ideje, ili sebe da predstavite. Dovoljan je samo jedan klik. Pa, iako zvuči jednostavno i lako, nije.

Postoji gotovo čitava nauka o komunikaciji imejlovima, u zavisnosti od toga šta je krajnji cilj poslatog imejla. Nije dovoljno da u tekstu imejla navedete šta želite. Daleko od toga.

Sastavljanje imejla

Ako je nešto moguće, ne znači i da je lako. Veliki poslovni igrači svakog sata dobijaju poruke od nepoznatih pošiljalaca sa molbama da njihove imejlove pročitaju kako bi započeli poslovnu saradnju. Njihovi prijemni poštanski sandučići su zato prepuni. Iako postoji uvreženo mišljenje da ovi velikani većinu poruka ne otvaraju, to ipak nije tačno.

„Više nego što mislite, veliki poslovni ljudi zapravo gledaju neželjene imejlove, a njihovi sandučići su pretrpani. Ovde je mesto jednom pitanju – kako možete da osigurate da i vaša poruka bude otvorena i pročitana, i da se istakne, i to bez hvalisanja ili drugih komunikacijskih trikova koji će verovatno stvoriti užasan prvi utisak?”, napisao je Adam Grant, savetnik, profesor i pisac.

Ovo jeste pitanje i oblast o kojoj Adam Grant zna dosta i vrlo je vešt dok barata rečima, što ovde i jeste suština. I sam je svakodnevno meta velikog broja imejlova sa pozivima na saradnju ili pomoć.

Tako je Grantova omiljena tema sastavljanje elektronskih poruka, i rado ističe greške koje većina pravi dok se predstavlja ovim putem. Neki saveti su bazični kao što je, na primer, preporuka da ne uhodite ljude i ne pišete svaki dan ili svake sedmice. Ili, da nikako ne sastavljate dugačke imejlove.

Finim greškama do nepristojnosti

Nešto drugačije greške su ’finije’, i lako ih mogu napraviti i veštiji pošiljaoci poruka. Ovakve greške se prave iz neznanja:

• Kada insistirate na povratnoj informaciji.
• Navodite tačno vreme za sastanak.
• Tražite da se upoznate sa nekom konkretnom osobom.
• Tražite da se osoba kojoj pišete upozna s nekim drugim.
• Ako pozivate na saradnju.

Grant tvrdi da je moguće poslati ’hladan’ imejl koji će biti veoma uspešan, a vas sigurno neće predstaviti kao nepristojnu osobu koja je ambiciozna, uporna i koju treba izbegavati.

Prvo što Grant navodi kao grešku jeste da tražite povratne informacije. Tako se zapravo pokazujete ponizno. Tako pokazujete želju da budete bolji, i hranite ego osobe kojoj se obraćate. Zvuči kao dobar efekat, mada to po Grantu nije pobednička taktika.

„Mnogo je da od stranca tražite da se bavi vašim poslom i da ga komentariše. Povratna informacija traži pravi napor za analizu, dok za savet treba daleko manje vremena. Pokušajte da u tekstu imejla zatražite smernice o određenom pitanju ili dilemi s kojom se suočavate, i veća je verovatnoća da ćete dobiti odgovor”, zapisao je Grant.

Druga sigurna greška jeste predlaganje termina za sastanak. Ovim potezom dajete sebi veliko pravo na razgovor. Još je gore ako predlažete telefonski razgovor u kratkom vremenskom roku – danas ili sutra. Daleko je bolja opcija da pitate da li je osoba kojoj se obraćate voljna da se nađe s vama, ili da pitate za neki njoj pogodniji način komunikacije. Na kraju krajeva – ova osoba vama treba da učini uslugu.

Još grešaka

Ako otvoreno tražite da se vidite ili čujete sa nekom trećom osobom, upali ste u grupu nepristojnih, jer pozivate da neko koristi svoje veze i kontakte, a vi ste potpuni stranac. To niko neće rizikovati. „Umesto toga, pitajte da li poznaju nekoga ko bi mogao biti dobar izvor informacija za datu temu”, predlaže Grant. Ovako nikoga ne dovodite u nezgodnu situaciju.

Isto je i ako tražite da se osoba kojoj se obraćate poveže s nekim trećim, kako biste demonstrirali svoj status i uticaj. Sigurnije je da napišete ovako:

„Mislio/la sam da biste vas dvoje možda uživali u razgovoru o _________. Da li ste zainteresovani da vas povežem?”, zapisao je Adam Grant.

Pozivanje na saradnju u ovakvom imejlu Grant poistovećuje sa bračnom ponudom na drugom ljubavnom sastanku. Preporučuje da prvo povedete dijalog i da ispitate da li bi se zajednički posao pokazao obostrano korisnim.

Baš kao kada se na bilo koji način predstavljate potpunom strancu, i obraćanje imejlom zahteva da ispunite određene kulturološke norme pristojnosti.

Ne treba da osmišljavate kilometarske monologe o sebi.

Nemojte da ugrožavate privatni prostor osobe kojoj se obraćate.

Ne igrajte se taktikom da jednu osobu koristite da biste došli do treće, možda uticajnije.

Suzdržavajte se ako osetite navalu hvalisavih reči, bez obzira kome su namenjene.

Što se komunikacije imejlovima tiče, Adam Grant tvrdi da tu vladaju pravila Divljeg zapada.

Ali, uz malo znanja i veština, vašu elektronsku poruku može svako da otvori i pročita.